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経営

社内旅行費を「経費」にするには?

機会均等が原則、期間と参加者比率にも条件あり

2007年2月15日

かつてほどの役割はないものの、社内旅行を重視する経営者は依然少なくない。社員同士の親睦を図り、職場の一体感を高めるとともに、社員の素顔に触れることができるチャンスは大きな魅力だ。

税法上、福利厚生費は企業が従業員を平等に処遇したものでなければ認められない。役員のみ、あるいは部長以上の社員に限るといった、参加者を限定した社内旅行の経費は対象者への賞与(給与)と見なされ、福利厚生費とすることができない。

社内旅行の経費を福利厚生費として計上するには、「機会均等」の原則を踏まえた上で、2つの条件を満たす必要がある。

まず、旅行期間が4泊5日以内(ただし、海外旅行の場合は現地の滞在日数が4泊5日以内であればよく、行き帰りの移動日は含まれない)であること。これを超過すると、超過分だけでなく、全費用が従業員への給与と見なされてしまう。

この場合、観光と研修をうまく組み合わせれば、4泊5日を超える滞在費用を研修費として損金で計上することも可能だ。とはいえ、観光費用をそのまま研修費として計上するには無理がある。講習会参加を示す領収書や会議の議事録など、実際に現地で研修を行った証拠が必要だ。

2つ目の条件は、旅行に参加する役員や社員の数が全体の50%以上であること。ただし、工場や支店単位で行う場合は、職場単位での50%以上であればよい。

一般にアルバイトは“参加者比率”の対象にはならない。特定のアルバイトを連れて行く場合には、その理由を明らかにしておかないと、旅行参加費用を福利厚生費として計上できなくなる。あらかじめ「勤務時間が一定以上超えている人については、社内旅行の参加対象者にする」というような内規を作成しておけばよい。

なお、費用は、会社が全額を負担しても、その一部を従業員が負担してもかまわない。ただし、会社が負担する金額は福利厚生費として常識的な金額の範囲内であることが求められる。税務署が“ぜいたくな旅行”と判断した場合は、従業員に対する給与になる。

(日経レストラン編集部)