忘年会の予約を効率よく取るには？

10月後半には活動開始。企業への営業も忘れずに

2006年10月26日

大規模な宴会が減少し、仲のいいグループで日程を急に決める少人数の忘年会が増えている。しかし、こういう時にこそ、大きな宴会は「獲りに行く」姿勢が問われるし、小さな宴会にも柔軟に対応したい。かといって営業するにも、闇雲に動くだけでは意味が無い。次の6つのポイントに留意して、先手必勝で取り組もう。

1. 活動開始時期

シーズン前の準備次第で大きく結果が変わることを肝に銘じておくこと。10月後半から動き出さなければ出遅れる、といっても過言ではない。最近のお客は、保守的で店選びも冒険はしないもの。昨年使った店で問題がなければ、「今年もあそこでいいや」と簡単に決めてしまう。そのお客を取り込むためには、早い段階からのしかけが不可欠。

2. 効果的な販促

宴会用のチラシは、最も基本的な販促ツール。できるだけ低コストで最大の効果を上げるために、チラシ作りの勘所を押さえておくこと。大きく分けて7つある。（1）金額だけによるコース分けではなく、料理の中身にそれぞれ特徴を持たせる（満腹コース、飲み物いろいろコースなど）、（2）断定的な表現を使う（「満足間違いなし」など）、（3）説明文は最小限に、（4）アップめに撮った料理写真を大きく載せる、（5）文字の大きさ、書体、色にメリハリをつける、（6）文字や飾りの色は3色程度に抑える、（7）宴会予約の担当者の名前を書く。似顔絵などを付ければなおよい。

3. 企業訪問

狙い目の業種は官公庁や病院。景気変動の影響を受けにくく、宴会などもコンスタントに行うからだ。また、大手企業の支店なども、本部から来る社員との忘年会などをするため、営業のターゲットからは外せない。来店を促す武器となるのが、サービス券や試食券。これが訪問時の会話のきっかけにもなる。

4. 予約の受け方

予約は店長などの決定権を持つ人間が受ける。受付の際に、予算やスタート時間など、お客のちょっとした要望に応えられなかったばかりに、その宴会を逃すこともあるからだ。店長以外の従業員にも応対させるなら、確認すべき事項などを詳しくマニュアル化すること。マニュアルには、「受付日」「宴会の趣旨」を必ず入れる。これは翌年効果を発揮する。「この団体はこの時期予約が入ったから、今年は前もってこちらから案内しよう」「こういう趣旨だったから今年はこれを提案しよう」などと、攻めの販促ができるからだ。

5. 宴会時間帯

宴会シーズンは特定の日時に予約が集中しがちで、機会損失も多い。ただ、同じ日でも、昼間は主婦が参加する会合、深夜は終業時刻の遅い遊技場・飲食店のスタッフなどによる宴会を受けることが可能。なお、特定日を割り引く店があるが、同じ商品の価格を下げると「本当はあの価格で出せるのか」とお客は不信感を持つものなので、やめた方が賢明だ。